SISTEMAS DE INFORMACIÓN

DIAGNOSTICO Y RECONOCIMEINTO DE LOS SITEMAS DE INFORMACIÓN EN UNE EPM TELECOMUNICACIONES

SISTEMA DE INFORMACIÓN	TIPO DE INFORMACIÓN QUE MANEJA	NIVEL DE APOYO	UTILIDAD QUE PRESTA A LA EMPRESA
FENIX ATC Y ORACLE	Datos de clientes: Productos y servicios solicitados por los usuarios (Ventas), asignación de Infraestructura Nacional.	Comercial: Ingresos y Consulta Atención al Cliente: Consulta. Información a nivel nacional.	Soporta todos los ingresos, servicios solicitados por los usuarios, reuniendo toda la base de datos de clientes e infraestructura, muy valiosa de la compañía.
DYCSA SOFT ELITE	Sistema de gestión integrado que maneja toda la información de clientes, servicios, cobranza, facturación. (Aplica para Manizales, Armenia y Buga)
ORACLE SIEBEL CRM	Ingreso de ventas y servicios como aplicativo de contingencia (Temporal), Servidores de almacenamiento e infraestructura de TI.	Optimiza  los procesos de la empresa, redes, sistemas informáticos y las cadenas de suministro. Apoya toda el área comercial, especialmente los contact center y todo lo relacionado con atención al cliente.	La aplicación maximiza la eficacia de venta en tiempo real, acelerando los ciclos de ventas y mejorar el rendimiento en toda la organización.
VANTIVE	Maneja los planes de larga distancia ofrecidos a clientes de las diferentes UEN Hogares, Pymes y Corporativos, CRM que se viene manejando desde la adquisición de Orbitel.	Soporta los ingresos y la facturación de los diversos planes de la oferta en larga distancia.	Soporte y control de un servicio específico. (TOI)
GENEVA SOFTWARE	Facturador
OPEN SMARTFLEX	Presta apoyo a la facturación de los usuarios de la compañía el cual se utiliza en algunas ciudades del país como: Medellín, Cali, Bogotá, Cartagena, Santander.	Soporte y gestión de todos los procesos críticos de la empresa puntualmente en la facturación, descuentos, recaudo y cobranza.	Brindar a la empresa un modelo amable y convergente de ingreso financiero que abarca la generación de cargos, reclamos, gestión de tarifas, ajustes, generación de cuentas, impresión de documentos, manejo de terceros, control del reparto de las facturas.

La información se considera como un recurso mas de la organización el cual debe ser adminsitrado y custodiado. Gracias a la tecnología  las organizaciones  tienen la posibilidad de contar con una diversificación de información y por supuesto una mayor atención a la información generada.

Todo sistema de información tiene como cimiento una base de datos que almacena los datos que se requiere para apoyar la operación de la organización. Un sistema de procesamiento de datos maneja grandes volumenes de operaciones rutinarias como, inventarios, facturación, entre otros.

Los sitemas de apoyo para la toma de decisiones (DSS)[i] son sistemas de información que apoyan a una amplia gama de funciones empresariales, mayor que la conformada por los sistemas de procesamiento de datos; generalmente los (MIS)[ii] generan los informes que se utilizan en la toma de decisiones. Estos son adaptables a sus usuarios que soportan la toma de decisiones mediante decisiones semiestructuradas. Gracias a las bases de datos de cada uno de los CRM se han generado diversidad de informes de acuerdo a las necesidades de la Unidades de negocio.

La metodología utilizada para identificar los sistemas de información fue investigación a través de la entrevista con las diferentes áreas acerca de las caracteristicas y/o bondades que nos ofrecen tales sistemas Vs las funciones que cumplen los SI de la empresa y su utilidad para la toma de decisiones.

LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN COMO HERRAMIENTA EN LA TOMA DE DECISIONES

Los sistemas de información proporcionan las herramientas necesarias para la toma de decisiones adecuadas con mucho menos incertidumbre. En lo que respecta a la venta del producto, las empresas han podido ir expandiendo su mercado de tal manera que la actividad de mercadeo se está volviendo más compleja. El constante cambio en los intereses y preferencias de los consumidores, la globalización de los mercados hace que la empresa necesite cada día mayor información oportuna y veraz para tomar decisiones que se adelanten a su competencia. Por tal motivo los Sistemas de Información hoy son la principal herramienta para que los ejecutivos tomen decisiones.

La información puede ayudar a definir problemas o a identificar oportunidades. Una vez que se identifica un problema u oportunidad de mercado, recoger información pertinente ayuda al gerente a manejar objetivamente la situación. Es por este motivo que se hace indispensable el contar con la información necesaria para tomar una buena decisión tanto para el vendedor (Empresa) como para el usuario.

VENTAJAS

DESVENTAJAS

·         Disponibilidad inmediata de la información y actualizada. ·         Información detallada de los datos que se requieran. ·         Permite comparar el comportamiento de los productos o servicios en el tiempo y generar alertas ·         Reducción en el costo operativo. ·         Atención oportuna a los clientes (Internos y externos). ·         Permite conocer el posicionamiento de la empresa frente al mercado. ·         Permite identificar y clasificar los clientes de acuerdo a las variables que se requieran. ·         Permite conocer las necesidades y gustos de los clientes, lo cual lleva a conocer las tendencias del mercado. ·         Atender de manera eficiente y eficaz las quejas y solicitudes de los clientes. ·         Genera una relación e integración entre los procesos de la empresa. ·         Información confiable, oportuna y exacta para la toma de decisiones. ·         Mejores formas de hacer las cosas para lograr agilidad y eficiencia, a través de la revisión de los sistemas de cara al cliente (CRM), facturación y recaudo, para entregar más y mejores servicios. ·         Permite analizar la eficiencia y productividad de la fuerza de ventas y sus estrategias de ventas. ·         Automatización de los diversos procesos de tipo administrativo y operativo.

·         Los costos de implementación y capacitación al personal. ·         La resistencia al cambio, a los avances de la tecnología y a compartir información. ·         El mal uso de los sistemas de información, ingresando datos falsos. ·         Fallas en la seguridad de la información confidencial como son las bases de datos de los clientes. ·         Los largos tiempos de estabilización del proyecto. ·         Soporte técnico oportuno y disponible.

Actividad 2

Cada uno de los Sistemas de Información implementados en UNE, apoyan la toma de decisiones por parte de la gerencia y diectivos a traves de la información  que podemos extraer de cada uno como:

·         Información financiera ayuda en la planeación y el control de las actividades de la empresa. Los estados financieros son la fuente principal de información financiera para personas fuera de la organización comercial y también son útiles para la gerencia. Estos estados son muy concisos y muestran la situación financiera del negocio al final de un período y también los resultados de la operación a través de los cuales el negocio llego a esta situación financiera, la rentabilidad y las perspectivas futuras. Para poder tener este tipo de información en este tipo nos apoyamos en datos como gastos: Compras, pagos, deudas; ingresos, nómina, número de personal contratado, costo de la operación, entre otros.

·         Información Comercial ayuda a los lideres de esta área a visualizar las tendencias del mercado, validar si las estrategias de ventas y mercadeo esta siendo efectivo, si se esta apostando al nicho de mercado correcto. Por ello es importante el número de clientes activos, servicio o producto que usa, tarifas, estratificación, zona geografica, entre otros.



    

ECOPETROL
SISTEMA DE INFORMACIÓN	SIIGO	SIG
QUÉ TIEMPO DE SI ?	Principio del formulario Software administrativo desarrollado exclusivamente para las empresas oficiales, el cual permite registrar y controlar detalladamente las operaciones de la entidad y en general de todos los aspectos relacionados con su administración. Final del formulario	Sistema de Información que permite la administración, captura, actualización y consulta de la información propia del negocio: Pozos, sísmica, contratos de exploración y producción (tierras), campos petroleros.
FUNCIONES	Principio del formulario Contar con informes predefinidos que permitan dar una visión más amplia de los resultados de la empresa: comparativo de balance general y el presupuestado, indicadores de liquidez, endeudamiento, rentabilidad, análisis vertical y horizontal entre otros.                                                                                                                                                   Crear modelos financieros, tributarios y comerciales en EXCEL  a partir de funciones predefinidas, que permiten extraer de SIIGO la base de datos de terceros, centros de costos, saldos de cuentas, entre otras.                                                                                                                                                                                                                                                         Ofrecerle a los directivos que no quieren ver la contabilidad, la posibilidad de contar con indicadores e informes claros sobre las variables claves de éxito, mandar a hacer informes que les permita conocer más en detalle determinados comportamientos, profundizar sobre la información y  analizar situaciones en línea y tiempo real. Final del formulario	SIGVEP permite la administración, captura, actualización y consulta de la información de información propia del negocio: pozos, sísmica, contratos de exploración y producción (tierras), campos petroleros. Adicionalmente tiene en cuenta información base, necesaria para las consultas, como son: Límites internacionales, departamentales, municipales, cuencas, geología, hidrografía. Adicionalmente permite la interrelación con el aplicativo de administración de consulta de metadatos Map_explorer.
APLICACIONES EN LA EMPRESA	Compras	Modelo de Administración de usuarios, roles, permisos, parámetros e información de referencia.
	Contabilidad	Base de datos centralizada con información geográfica metadatos e información petrolera basada en el modelo de datos PPDM.
	Inventarios	Administración y creación del mapa de tierras con contratos de exploración y producción.
		Creación, modificación de metadatos mínimos y detallados, semiautomáticos según la norma NTC
FORTALEZAS Y AMENAZAS	Principio del formulario Controla que el proceso operativo de las entidades estatales, se realice de manera transparente, porque el sistema contiene restricciones, seguridades y conceptos de auditoría, que garantizan la confiabilidad de las cifras.                                                           Restringe la digitación y consulta de la información a partir de múltiples claves de acceso, las cuales son definidas por el Administrador del Sistema.                                                            Permite diseñar informes y reportes adicionales, SIIGO OFICIAL permite migrar información a otros programas como, hojas electrónicas, procesadores de palabra y bases de datos, al igual que importar comprobantes y catálogos de otros programas. Final del formulario	Recuperación de los costos cuando los SIG favorecen adecuadas inversiones, Rápido procesamiento de la información, Velocidad y versatilidad en el manejo de variables y producción de resultados, Almacenamiento compacto en espacios muy reducidos.                                                                                                                                            Alto costo inicial, puede ser difícil de asumir por la empresa, Periodo de tiempo en su implementación y en la obtención de los datos no inmediato, Mentalidad de técnicos, profesionales y directivos no preparada para el cambio
APLICATIVOS DEL SISTEMA	DOS, WINDOWS, LINUS O REDES	MAPMAKER,VISUAL BASIC, ARC GIS, JAVA, ORACLE, GEOESCAPE, MAPINFO, ARC/INFO, AUTOCAD MAP, GRASS GIS, MAPSERVER, ILWIS
NIVEL DE LA EMPRESA QUE APOYA	Contable, administrativo y financiero	Información Geográfica
CÓMO SE MANEJA LA SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN EN EL SISTEMA?	Monitoreo del uso del Software, garantizar que los procesos se apliquen adecuadamente, auditar los diferentes procesos, control de ingreso del personal, procesos de verificación en la entrada a los sistemas, plan de recuperación en caso de desastre, duplicación de discos (Respaldo de información).
CÓMO EL SI APOYA A LA TOMA DECISIONES?	Principio del formulario Tener información al día para realizar compras, inversiones, abrir procesos licitatorios, pagar oportunamente la nómina, honorarios, etc.                                                                             Contar con indicadores porcentuales de la ejecución presupuestal en cada uno de los rubros presupuéstales. Final del formulario Final del formulario		SIGs son una tecnología multiobjetivo capaz de evaluar todo tipo de fenómenos georeferenciados espacialmente. Su vinculación espacial ha provocado que con mayor frecuencia los SIGs se utilicen como apoyo en las directrices a tomar en la gestión de cualquier recurso ya sea natural o social. Los sistemas de información, son una poderosa ayuda en el proceso de toma de decisiones, implícito en cualquier proyecto de planificación o gestión pública.
QUÉ ACTIVIDAD ADICIONA VALOR AL USUARIO?	Sistema Contable, permitiendo gran versatilidad en el asentamiento de operaciones, al poderse registrar de dos formas; una mediante La Elaboración Directa de los Documentos en el computador, en cuyo caso el sistema automáticamente realiza la contabilización (Comprobante) y el registro de las cifras en todas las demás áreas (transparente para el usuario).		Información precisa y oportuna.

[i] El concepto de sistema de soporte a las decisiones (DSS por sus siglas en inglés Decision support system) es muy amplio, debido a que hay muchos enfoques para la toma de decisiones y debido a la extensa gama de ámbitos en los cuales se toman. Estos sistemas de apoyo son del tipo OLAP o de minería de datos, que proporcionan información y soporte para tomar una decisión.

[ii] Una gestión de sistema de información (MIS) proporciona la información necesaria para gestionar las organizaciones de manera eficiente y eficaz. Los sistemas de gestión de la información implican tres recursos principales: las personas, la tecnología y la información o la toma de decisiones. 

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